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Mode d'emploi

Mode d'emploi des archives

Les archives sont régies par le nouveau code du patrimoine et une loi organique, visant à préciser l’organisation est en phase d’être votée le 15 juillet 2008. La notion d'archives distingue les archives publiques des archives privées.


Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des entreprises et organismes chargés de missions de service public. Ces documents sont imprescriptibles. (Ils ne peuvent être vendus).
La nouvelle loi sur les archives de juillet 2008 imposent de nouvelles régles de communication des archives :
Par principe les archives sont librement accessibles au public, sauf spécification contraire, pour un certain nombre de documents :

Article L213-2 En savoir plus sur cet article...
Modifié par LOI n°2008-696 du 15 juillet 2008 - art. 17

Par dérogation aux dispositions de l'article L. 213-1 :


I.-Les archives publiques sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de :


1° Vingt-cinq ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :


a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé mentionnées aux 4° et 5° ;


b) Pour les documents mentionnés au dernier alinéa de l'article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 précitée, à l'exception des actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires ;


c) Pour les documents élaborés dans le cadre d'un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées, sauf si ces documents entrent, du fait de leur contenu, dans le champ d'application des 3° ou 4° du présent I ;


2° Vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;


3° Cinquante ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l'Etat dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique ou à la protection de la vie privée, à l'exception des documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s'applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.


Le même délai s'applique aux documents relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des personnes ou recevant habituellement des personnes détenues. Ce délai est décompté depuis la fin de l'affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;


4° Soixante-quinze ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref :


a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé ;


b) Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;


c) Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice ;


d) Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;


e) Pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture ;


5° Cent ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents mentionnés au 4° qui se rapportent à une personne mineure.


Les mêmes délais s'appliquent aux documents couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables. Il en est de même pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.


II.-Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue.


Tous ces documents peuvent faire l'objet d'une demande de dérogation pour leur communication, adressée par le service d'Archives à la DAF agissant en tant que mandatée par le Ministre de la Culture.


A noter : le droit à communication des documents n'entraîne aucun droit à reproduction. La reproduction par photocopie est interdite pour les registres d'Etat-civil, les documents cadastraux, et s'apprécie en fonction de l'état de conservation des documents pour ce qui est du reste.


La loi impose que les documents d'archives publiques soient conservés et communiqués exclusivement dans les locaux publics. (En conséquence, les documents d'archives ne peuvent faire l'objet de prêt à domicile à la différence des ouvrages de bibliothèque).


Les archives privées

Tous les autres documents sont considérés comme archives privées.


A noter que les notions d'archives publiques ou privées ne se rapportent pas au lieu de conservation. Les services publics conservent un grand nombre d'archives privées, émanant de donations, achats, ou dépôts. Il s'agit de toutes les collections annexes aux archives (Cartes postales, photos...).


Les archives privées qui ont un intérêt historique peuvent faire l'objet d'un arrêté de classement du Ministre de la Culture, (de la même manière que les monuments historiques). Ce classement entraîne leur imprescriptibilité, évite leur destruction ou leur dispersion.


Un certain nombre de grandes entreprises, notamment dans le milieu bancaire et industriel disposent de services d'Archives structurés, la plupart du temps rattachés aux directions générales, ou aux directions de la communication. (Ex : Rhône-Poulenc, Usinor, ...et, sur Aix-les-Bains : Léon Grosse).


Les archives des familles, qui sont parfois déposées dans les services d'archives publiques, ou conservées même après classement chez leur propriétaire. (Ex : Archives de la famille de Seyssel).